SUBSANACIÓN DE CUENTAS ANUALES CON DEFECTOS

            Puede ocurrir que una vez realizado el depósito de cuentas anuales tengamos que corregir algún error en las mismas porque hemos recibido una notificación del Registro Mercantil denegando el depósito por la existencia de defectos.

            Se trata de una situación bastante común que no conlleva sanciones ni ningún otro inconveniente más allá del tiempo que se pueda perder en su subsanación.

            Por el hecho de tener que presentar nuevamente el depósito de las cuentas anuales, sólo tendrá que abonar al Registro Mercantil el importe correspondiente a una subsanación en lugar del coste de un nuevo depósito.

Defectos más comunes.

            El Registro Mercantil no practicará el depósito de las cuentas anuales si encuentra algún defecto en las mismas. En tal caso, enviará una notificación al presentante para que subsane el error.

            Teniendo en cuenta que el Registro Mercantil no comprueba la veracidad de la información incluida, ni en las cuentas anuales, ni en el resto de documentación que se acompaña (no se trata de una auditoría), los defectos que deberá subsanar serán en la mayoría de los casos de tipo formal.

            En este sentido, uno de los defectos que más notificaciones genera son las discrepancias dentro de las distintas cuentas anuales y la falta de información en algún apartado de las cuentas anuales, bien por omisión o porque aun no siendo necesario, no se ha informado del motivo por el que dicho apartado se ha dejado en blanco.

            Otro defecto frecuente es la carencia de algún documento, principalmente la memoria cuando se realiza la presentación telemática y no se cumplimenta de forma normalizada, ni se adjunta al resto de las cuentas anuales.

            También son comunes las subsanaciones porque la huella digital no es correcta, de forma que la que se aporta en soporte papel o se incluye en el certificado de aprobación de las cuentas anuales no coincide con la generada para el fichero presentado, normalmente en las presentaciones de forma digital mediante CD o en las presentaciones telemáticas mixtas. En estos casos es importante recordar que cada vez que se realiza una modificación en el fichero de presentación de las cuentas anuales, cambia la huella digital del mismo, incluso también será diferente si no se modifica el fichero pero se vuelve a generar, por lo que siempre se debe tener cuidado con este aspecto.

Subsanación de la presentación.

            En cualquier caso, una vez corregidos los errores que han motivado la calificación con defectos, la subsanación del depósito se puede realizar de forma presencial o telemática, de la misma forma que hicimos la presentación anterior, aportando todos los documentos aunque la subsanación sólo se haya realizado en uno. No obstante, debemos tener en cuenta las siguientes salvedades:

            Si la presentación se realizó en papel, CD o de forma telemática mixta hay que proceder a retirar la carpeta con las cuentas defectuosas mediante la aportación de la instancia de presentación original o de la notificación de defectos recibida.

            Para subsanar unas cuentas presentadas de forma telemática completa, basta con hacer un nuevo envío completo con las correcciones pertinentes.

            Si se utiliza el Programa de Depósito digital de cuentas (D2) del año correspondiente, cuando nos pregunte por el tipo de envío debemos seleccionar la opción subsanación de un depósito anterior, mientras que si optamos por realizar la presentación a través del portal web de registradores.org debemos marcar la casilla Subsanación/Complementario.

            En ambos casos seguidamente nos pedirá tres datos sobre la entrada del depósito anterior:

  • Libro: pondremos un 2 si se refiere a las cuentas anuales y un 3 si se refiere a los libros.
  • Año: Indica el año en que se presentaron (no el año al que se refieren las mismas).
  • Número de entrada: Se encuentra tanto en la notificación de defectos como en el pdf del acuse de recibo obtenido al realizar el depósito, que de no haber guardado, podemos volver a ver en el apartado Histórico de presentaciones.

Es imprescindible para todos los envíos telemáticos, relacionar el nuevo envío con el que se subsana, así evitaremos asientos y cobros innecesarios.

Alejandro Caparrós Toro
Area Fiscal Contable
Musashi asesores consultores

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