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La declaración de la renta. Regularización en la retención en el IRPF de las nóminas

Ahora, en el periodo de presentación de las declaraciones de la renta, es cuando nos más nos planteamos la siguiente pregunta ¿Por qué ha sido este mi resultado en la declaración de la renta? Y normalmente la respuesta es “sencilla”; hay que considerar todos los ingresos en cómputo anual y las posibles deducciones/reducciones para ver si las retenciones practicadas en las nóminas así como otros posibles pagos a cuenta e ingresos han sido los correctos.

Las empresas tienen obligación de practicar la retención del IRPF en las nóminas de los trabajadores, pero eso sí, son los trabajadores los que tiene que prever qué ingresos anuales van a tener de todos sus pagadores así como de otras posibles rentas (rendimientos del trabajo, actividades económicas, rentas inmobiliarias, mobiliarias, alguna ganancia patrimonial, etc.) para que, en su conjunto, las retenciones practicadas sean las que, en cómputo anual y de forma general, corresponda con el resultado definitivo.

En muchas ocasiones es bastante complicado calcular cuál será el resultado definitivo de la declaración de la renta, puesto que si no se hace una simulación de forma periódica o al menos con el tiempo suficiente para poder tomar algunas decisiones antes de final de año, intentando conocer con antelación cuáles serán los posibles ingresos por todos los posibles rendimientos y qué posibles gastos, deducciones y/o reducciones podría tener, realmente cuando llega el momento para realizar la presentación de la declaración de la renta ya poco se podrá hacer.

En cuanto a los rendimientos del trabajo (nóminas), que quizás sea uno de los apartados a los que afecta en mayor número, hay que recordar que son las empresas las que tienen practicar la retención sobre el salario, pero que debe ser el trabajador quien tenga en consideración su situación personal y familiar así como las rentas que vaya a obtener para que la retención practicada por las empresas sea la correcta o bien se aproxime lo máximo posible.

Como siempre digo, la retención que se realiza en las nóminas se ha de calcular a principio de año, esto es, la situación que se tenga a 1 de enero o bien al inicio del contrato de trabajo, pero siempre estimando lo que se va a cobrar hasta final de año o hasta final del contrato de trabajo en caso de que este sea temporal, debiendo considerarse la situación personal y familiar para cada trabajador.

La posible falta de planificación por parte de los trabajadores y las empresas hace que en muchísimas ocasiones los cálculos realizados no se correspondan con la realidad a final de año. Los trabajadores no suelen tener en cuenta otros posibles ingresos (ya mencionados anteriormente), modificaciones que se pudiesen producir en sus circunstancias personales y/o familiares así como la duración de los contratos que tienen vigentes. En algunos casos es muy difícil saber de antemano, pero en otros casos sí que se podría conocer con antelación y comunicar el cambio. La situación de cada trabajador se ha de comunicar a la empresa mediante el Modelo 145.

Otro aspecto que han de tener en cuenta los trabajadores es que por parte de las empresas, en muchas ocasiones, existe falta de previsión sobre el futuro del trabajador o bien lo tienen previsto pero no se lo han comunicado, por lo que es imposible tomar las medidas oportunas. Esto hace que el cálculo de la posible retención sea muy complicado de “cuadrar” y provoca que la posibilidad de regularizar la retención de IRPF se tenga que hacer en muy pocos meses, pudiendo ocasionar un incremento muy considerable en el porcentaje a retener en las nóminas.

Especialmente ahora, y teniendo en cuenta que en la época estival se realizan muchos contratos temporales, quizás hayan trabajadores que tengan contratos que finalizan a lo largo del año 2017 y no saben si se les va a prorrogar o transformar en indefinidos, por lo tanto desconocen si la duración será mayor que la que actualmente tienen, no saben cuánto van a cobrar durante todo el año 2017, y por consiguiente, no podrían saber qué retención de IRPF se les tendría que practicar.

Como siempre digo, en la medida de lo posible, los trabajadores deben planificar lo que podría ocurrir con su contrato durante este año, de tal forma que pueden prever que cantidad de salario cobrarán y que retención podrían tener. Hablar con la empresa por si existe la opción de continuar trabajando en la misma, cambio de jornada, algún cambio significativo en cuanto a la retribución anual, etc. es una buena opción para poder saber cuál será tu futuro profesional y poder tomar ciertas medidas al respecto (al menos de cara a la planificación de la declaración de la renta).

Para que la empresa disponga de la situación personal y familiar de cada trabajador, éste le debe facilitar firmado el Modelo 145, tanto en la fecha actual como si se produjese algún cambio que en él se deba señalar.

Además, las empresas deben hacer los esfuerzos necesarios y comunicar con suficiente plazo de preaviso la intención de continuar con el trabajador, evitando así que en algunos casos se tenga que regularizar en muy pocos meses la retención de IRPF, puesto que podría ocasionar un incremento muy considerable en el porcentaje a retener en las nóminas.

Para el cálculo de la retención, y a modo de resumen, hay que considerar lo siguiente:

*Ingresos brutos anuales.

*Fecha de inicio y finalización del contrato, especialmente en caso de ser temporal.

*Estado civil del trabajador. En caso de tener cónyuge, si trabaja o no y qué cantidad podría cobrar en cómputo anual.

*Si tienen descendientes y/o ascendientes a su cargo con determinada edad.

*Posibles discapacidades del titular, descendientes y/o ascendientes o cónyuge.

*Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.

*Deducciones por adquisición/rehabilitación de vivienda habitual.

Como se puede apreciar, existen una serie de aspectos a tener en cuenta para intentar que, si el trabajador comunica a la empresa su situación real, se tiene una previsión de lo que se va a cobrar durante todo un año completo y los demás datos a valorar, el ingreso a cuenta que la empresa realizará por el trabajador, deberá aproximarse mucho a lo que por rendimientos del trabajo resultará en su declaración de la renta. Esto resulta más sencillo para contratos indefinidos, ya que a priori no se realizarán cambios significativos a lo largo del año.

La mayor problemática suele aparecer cuando existen contratos temporales, puesto que a la finalización de uno de estos contratos, si al trabajador se le prorroga el contrato o bien vuelve a ser contratado por la misma empresa pasado un tiempo (si es distinta empresa ya corresponderá al trabajador realizar sus cálculos oportunos), a la retribución que se había calculado a principios de año o inicio del contrato le correspondía un porcentaje de retención, y con la nueva situación, hay que considerar que va a percibir más salario durante el año, y por lo tanto la retención debe ser mayor.

Una vez más, y a modo de ejemplo, expongo un caso que suele producirse de forma muy habitual:

Un trabajador es contratado por 6 meses y comienza el día 1 de enero de 2017 y su salario bruto es de 1.000 €uros brutos al mes. La Ley establece que para los contratos de duración inferior a 1 año la retención sea como mínimo de un 2%. En este caso sería así, puesto que no llegaría a la cantidad mínima para declarar, y su retención ha de ser la mínima. Si a la finalización de este contrato de 6 meses, la empresa y el trabajador acuerdan transformar el contrato en indefinido, la remuneración del trabajador (si no hay otros cambios) sería de 12.000 € brutos en 2017, por lo que su retención debería ser otra superior al 2%, imaginemos un 8% (habría que tener más información para conocer el % exacto). En este sentido, como se le ha estado reteniendo un 2% durante 6 meses, cuando debería haber sido un 8% , la diferencia no retenida (6% cada mes) se ha de regularizar y retener en el tiempo que resta para finalizar el año, pero si se sigue reteniendo de forma reducida, será en noviembre y diciembre cuando el trabajador sufra el gran incremento en su retención, esto es, toda la retención que se habría tenido que retener en el año y no se ha hecho, por lo que hay que hacerlo en esos meses.

  • Como siempre, mi recomendación es que cuando las empresas y los trabajadores firman contratos temporales de duración inferior al año natural en el que se encuentren, es que se considere al menos la opción de que dicho contrato se mantenga durante el año completo, realizando así la retención a las retribuciones mensuales como si el trabajador fuese a prestar sus servicios durante todo el año. Si se tiene claro que no va a ser así, y que el contrato va a durar solo unos meses, será el trabajador quien tenga que considerar la posibilidad de ser contratado por otra empresa, y en ese caso, solicitar la retención a la nueva empresa valorando lo que haya cobrado en la primera y la retención que le hubiesen podido practicar, evitando de esa forma que las retenciones totales del año sean muy inferiores a las que hubiese tenido que practicar, teniendo en cuenta los salarios de ambas empresas.

Javier Artacho Reboso
Socio – Director
Musashi asesores consultores

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