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Registro del control de horas para cualquier contrato, también en los contratos con jornada a tiempo completo

El control horario será absoluto, el gobierno obliga a todas las empresas a registrar diariamente la jornada laboral de todos sus trabajadores, extendiéndose la obligación tanto a los trabajadores con contrato a tiempo parcial como a tiempo completo.

Después de varios años en los que la obligación de registrar diariamente el cómputo de las horas de los trabajadores era únicamente para los contratos con jornada parcial, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo ha extendido esta obligación a todos los empleados, sin hacer distinciones en función de la tipología de contratos.

La situación con la que se encuentran hora las empresas es la siguiente:

La jornada de los trabajadores se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, las ordinarias, las complementarias y en tal caso las horas extraordinarias. Este registro se entiende como el único medio para constatar si se superaron o no los límites de la jornada ordinaria, haciéndose extensible dicha obligación empresarial a aquellos supuestos en que algunos de los trabajadores no realicen su jornada total o parcialmente en los locales de la empresa, entendiéndose que dicha circunstancia obliga, con mayor razón, a que la empresa contribuya a la transparencia de su prestación, evitando desbordamientos de la jornada pactada, que nunca podrían acreditarse.

La obligación empresarial de registro de la jornada diaria de los trabajadores incluye el registro del horario concreto realizado por el trabajador, con indicación tanto de la hora de entrada como de la hora de salida, si bien esta obligación de registro solo se podrá cumplir y, por tanto, solo será exigible, una vez que el trabajador haya finalizado su jornada, momento en que la empresa puede conocer el horario de salida y, en consecuencia, el número de horas finalmente trabajadas.

Las horas que deben ser registradas son las efectivamente “realizadas“, las situaciones de incapacidad temporal, maternidad, vacaciones, etc. son situaciones en las que el trabajador no presta sus servicios, por lo que no son horas de trabajo realizadas y, por tanto, no se deben controlar mediante este sistema.

Otro factor importante que deben considerar las empresas es determinar qué se considera tiempo de trabajo efectivo y cuáles son los tiempos en los que los trabajadores realmente no realizan trabajo, es decir, las pausas para el “bocadillo” (hay que valorar qué dice el convenio colectivo al respecto) , las pausas que emplean los trabajadores para fumar, así como cualquier otro permiso que las empresas “permiten” a sus trabajadores (salidas de la empresa para asuntos personales, interrupciones por llamadas de teléfonos, etc.) puesto que todos esos minutos de no trabajo, deberían quedarse registrados para poder compensar los excesos de tiempo que un trabajador pudiese realizar en un momento determinado.

El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.

La carga administrativa para las empresas se incrementa y por lo tanto los riesgos de ser sancionadas, puesto que obligar a las empresas a realizar un registro diario de la jornada diaria efectiva de todos sus trabajadores en micropymes y pymes puede resultar complicado, ya que existen trabajos que se realizan desde primera hora fuera de unas instalaciones físicas concretas, trabajos a distancia, etc. y todo esto hace que un posible olvido por parte de los trabajadores de firmar la hoja de control o cualquier otra falta administrativa de dicho control y ante una posible inspección de trabajo, pueden sancionar a las empresas. Hemos conocido casos en lo que, para evitar este control, habían cambiado los contratos a tiempo parcial en contratos a jornada completa, de tal forma que no lo tenían que controlar. Ahora, tras esta medida aprobada por el gobierno, ese control será necesario en todas y cada una de las situaciones.

El incumplimiento de la obligación de registro de la jornada de trabajo de los empleados será calificado como infracción laboral grave y se sancionará con multas de 626 euros en su grado mínimo y de 6.250 euros, en su grado máximo.

Independientemente de lo indicado en el cuadro anterior, como consecuencia de la ausencia de registro para contratos a tiempo parcial, el contrato se puede presumir celebrado a jornada completa, el pago de los salarios correspondientes a dicha jornada, requerir el abono de las diferencias salariales que correspondiesen y liquidación de cuotas de seguridad social.

Ya comenté en otros artículos que lo que realmente dificulta este aspecto es que, teniendo en cuenta la idiosincrasia del tejido empresarial de nuestro país, siendo la inmensa mayoría de las empresas micro o medianas, el establecer un control por parte de los empresarios de las horas de entradas y salidas de los trabajadores y que además estén firmados estos controles por dichos trabajadores, provoca que en muchas ocasiones queden registros sin señalar o bien que no hayan sido firmados. Obligar a las empresas a adquirir sistemas de control de presencia sería otra carga económica más que seguramente muchas de ellas no estén dispuestas a asumir.

Efectivamente, hasta ahora la Inspección de Trabajo ha actuado en muchas ocasiones y ha modificado la jornada de trabajo de tiempo parcial a jornada completa por falta de este control, liquidando las diferencias de salario y cotización, y no sólo por el día/mes de la actuación inspectora, sino que se ha retrotraído a la fecha del comienzo del contrato, lo que ha supuesto unas cantidades económicas muy importantes para las empresas, si bien ahora, en algunas ocasiones estamos en procedimientos judiciales para poder defender los intereses de nuestros clientes.

No se establece una forma específica para el registro diario de la jornada, no obstante debe ser un sistema de registro que garantice la fiabilidad y la invariabilidad de los datos, por lo que se entiende que será válido cualquier sistema o medio que permita registrar de modo permanente y objetivo la jornada de los trabajadores, con sus respectivas horas de entrada y salida, siempre que permita acreditar el cumplimiento de tal obligación, en su caso, ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y que permita efectuar la totalización mensual de la jornada y la entrega a los trabajadores de la copia del resumen mensual de la jornada.

Los modelos o tipos de registro que utilice la empresa serán los que la propia empresa elija libremente, dado que la Ley nada dice sobre este particular.

En aquellos casos en que por la empresa o los trabajadores se manifieste la llevanza del registro por medios electrónicos o informáticos, tales como un sistema de fichaje por medio de tarjeta magnética o similar, huella dactilar o mediante ordenador, se podrá requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al año en curso o al periodo que se considere.

No son aceptables para la acreditación de su cumplimiento la exhibición del horario general de aplicación en la empresa o los cuadrantes horarios elaborados para determinados periodos, pues éstos se formulan previamente y determinarán la previsión de trabajo para dicho periodo, pero no las horas efectivamente trabajadas en el mismo, que sólo se conocerán “ex post” como consecuencia de la llevanza del registro de jornada.

La comprobación de la existencia del registro debe poder realizarse en el centro de trabajo, no siendo aceptable la alegación del empresario de su acreditación posterior en comparecencia en dependencias administrativas, es decir, la empresa debe tener siempre en el centro de trabajo a disposición de la inspección de trabajo el citado registro de horas.

Recomendaciones:

• Debe ser un registro diario y ha de especificar la hora de entrada y salida de cada trabajador.
• La fiabilidad e invariabilidad de los datos registrados para evitar la manipulación o alteración de los mismos.
• Deben poder ser inspeccionables en el propio centro de trabajo o en la sede de la empresa.
• No serán por tanto ni suficientes ni válidos, la exhibición del horario general de aplicación a la empresa o cuadrantes de previsión de horarios para cada empleado.
• Se obliga a la empresa a que conserve los registros diarios de jornada de cada uno de sus trabajadores durante cuatro años, debiendo permanecer los mismos a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo.
• Permanece en vigor la obligación de documentar, de forma individualizada por trabajador, las horas extras que se presten, junto con la compensación de las mismas con descanso -dentro de los cuatro meses siguientes a su realización-, o en su caso su retribución para acreditar que las mismas no exceden del límite máximo de 80 horas anuales.

Enlazo con el modelo de control de horario que desde nuestra firma de servicios profesionales hemos elaborado, insistiendo en la importancia de que los horarios de trabajo queden perfectamente recogidos y que el documento sea firmado por cada uno de los trabajadores como justificante de entrega al mismo.

Javier Artacho Reboso
Socio – Director
Musashi asesores consultores

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