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Regularización de la retención en el IRPF de las nóminas

Como todos los años, la regularización de las retenciones del IRPF en las nóminas de los trabajadores ocasiona cierta confusión, no sólo en los trabajadores, sino también en las empresas, puesto que cuesta comprender cómo desde la AEAT se requiere realizar los cálculos para el ingreso de dichas retenciones.

La pregunta que se suele realizar es la misma ¿Por qué me retiene tanto la empresa a final de año y por ello cobro menos al mes?

Hay que tener en cuenta que la retención que se realiza en las nóminas para ingresar en hacienda por el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se ha de calcular a principio de año, esto es, la situación que se tenga a 1 de enero.

Lo que sí es cierto es que hay mucha falta de planificaciónpor parte de los trabajadores y las empresas. Los primeros porque no tienen en cuenta otros posibles ingresos, modificaciones que se pudiesen producir en sus circunstancias personales y/o familiares así como la duración de los contratos que tienen vigentes. En algunas ocasiones es muy difícil saber de antemano, pero en otros casos sí que se podría conocer con antelación y comunicar el cambio. La situación de cada trabajador se ha de comunicar a la empresa mediante el Modelo 145

Las empresas porque tampoco, en otras ocasiones, comunican con suficiente plazo de preaviso la intención de continuar con el trabajador, lo que provoca que en algunos casos la posibilidad de regularizar la retención de IRPF se tenga que hacer en muy pocos meses, pudiendo ocasionar un incremento muy considerable en el porcentaje a retener en las nóminas.

Para el cálculo de la retención, y a modo de resumen, hay que considerar lo siguiente:

  • Ingresos brutos anuales.
  • Fecha de inicio y finalización del contrato, en caso de ser temporal especialmente.
  • Estado civil del trabajador. En caso de tener cónyuge, si trabaja o no y qué cantidad podría cobrar en cómputo anual.
  • Si tienen descendientes y/o ascendientes a su cargo con determinada edad.
  • Posibles discapacidades del titular, hijos o cónyuge.
  • Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
  • Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda utilizando financiación ajena.

Como se puede apreciar, existen una serie de aspectos a tener en cuenta para intentar que, si el trabajador comunica a la empresa su situación exacta, se tiene una previsión de lo que se va a cobrar durante todo un año completo y los demás datos a valorar, el ingreso a cuenta que la empresa realizará por el trabajador, deberá aproximarse mucho a lo que por rendimientos del trabajo resultará en su declaración de la renta.

Como señalo, hay que considerar que lo que se retiene al trabajador lo ha de ingresar la empresa en la AEAT, de tal forma que cuando un trabajador hace su declaración de la renta anual, se haya ingresado en su nombre las cantidades correspondientes a las retenciones practicadas.

La mayor problemática suele aparecer cuando existen contratos temporales, puesto que a la finalización de uno de estos contratos, si al trabajador se le prorroga el contrato o bien vuelve a ser contratado por la misma empresa pasado un tiempo (si es distinta empresa ya corresponderá al trabajador realizar sus cálculos oportunos), a la retribución que se había calculado a principios de año o inicio del contrato le correspondía un porcentaje de retención, y con la nueva situación, hay que considerar que va a percibir más salario durante el año, y por lo tanto la retención debe ser mayor.

Voy a exponer un ejemplo que intente aclarar este asunto:

Un trabajador es contratado por 6 meses y comienza el día 1 de enero de 2015 y su salario bruto es de 1.000 €uros brutos al mes. La Ley establece que para los contratos de duración inferior a 1 año la retención sea como mínimode un 2%. En este caso sería así, puesto que no llegaría a la cantidad mínima para declarar, y su retención ha de ser la mínima. Si a la finalización de este contrato de 6 meses, la empresa y el trabajador acuerdan transformar el contrato en indefinido, la remuneración del trabajador (si no hay otros cambios) sería de 12.000 € brutos en 2015, por lo que su retención debería ser otra superior al 2%, imaginemos un 8% (habría que tener más información para conocer el % exacto). En este sentido, como se le ha estado reteniendo un 2% durante 6 meses, cuando debería haber sido un 8% , la diferencia no retenida (6% cada mes) se ha de regularizar y retener en el tiempo que resta para finalizar el año, pero si se sigue reteniendo de forma reducida, será en diciembre cuando el trabajador sufra el gran incremento en su retención, esto es, toda la retención que se habría tenido que retener en el año y no se ha hecho, por lo que hay que hacerlo en ese mes.

Mi recomendación cuando las empresas y los trabajadores firman contratos temporales de duración inferior a un año, es que se considere al menos la opción de que dicho contrato se mantenga durante un año natural, realizando así la retención a las retribuciones mensuales como si el trabajador fuese a prestar sus servicios durante todo el año. Si se tiene claro que no va a ser así, y que el contrato va a durar solo unos meses, será el trabajador quien tenga que considerar la posibilidad de ser contratado por otra empresa, y en ese caso, solicitar la retención a la nueva empresa valorando lo que haya cobrado en la primera y la retención que le hubiesen podido practicar, evitando de esa forma que las retenciones totales del año sean muy inferiores a las que hubiese tenido que practicar retención, teniendo en cuenta los salarios de ambas empresas.

Javier Artacho Reboso                                                                                                                   Socio – Director                                                                                                                              Musashi asesores consultores

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