Ha llegado el final de año y, como siempre, la regularización de las retenciones del IRPF en las nóminas ocasiona cierta confusión, no sólo entre las personas trabajadoras, sino también en las empresas, puesto que cuesta comprender cómo desde la AEAT se requiere realizar los cálculos para el ingreso de dichas retenciones.
La pregunta que se suele realizar es la misma ¿Por qué me retiene tanto la empresa a final de año y por ello cobro menos al mes?
Hay que tener en cuenta que la retención que se realiza en las nóminas para ingresar en hacienda por el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se ha de calcular a principio de año, esto es, la situación que se tenga a 1 de enero.
Lo que sí es cierto es que hay falta de planificación por parte de las personas trabajadoras y las empresas. Los primeros porque no tienen en cuenta otros posibles ingresos, modificaciones que se pudiesen producir en sus circunstancias personales y/o familiares, así como la duración de los contratos que tienen vigentes. En algunas ocasiones es muy difícil saber de antemano, pero en otros casos sí que se podría conocer con antelación y comunicar el cambio. La situación de cada persona se ha de comunicar a la empresa mediante el Modelo 145.
En otras ocasiones porque las empresas tampoco comunican con suficiente antelación la intención de continuar con una persona que tiene un contrato temporal (sustitución, circunstancias de la producción, etc.), lo que provoca que en algunos casos la posibilidad de regularizar la retención de IRPF se tenga que hacer en muy pocos meses, pudiendo ocasionar un incremento muy considerable en el porcentaje a retener en las nóminas de final de año.
También ocurre de forma frecuente cuando se tiene que devengar bonus, incentivos o cualquier otro tipo de variable, lo que provoca que una persona gane más dinero en el año y por consiguiente la retención se tiene que regularizar al alza.
Para el cálculo de la retención, y a modo de resumen, hay que considerar lo siguiente:
- Ingresos brutos anuales (fijos y variables).
- Fecha de inicio y finalización del contrato, especialmente en caso de ser temporal.
- Estado civil de la persona trabajadora. Si tiene cónyuge, su situación laboral, rendimientos percibidos, etc.
- Si tienen descendientes y/o ascendientes a su cargo.
- Posibles discapacidades del titular, descendientes y/o cónyuge.
- Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
- Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda utilizando financiación ajena (hasta 2013).
Podemos comprobar que existe una serie de aspectos a tener en cuenta para intentar que, si la persona comunica a la empresa su situación correcta (Modelo 145) y se tiene una previsión de lo que se va a cobrar durante todo un año completo y resto de datos a valorar, el ingreso a cuenta que la empresa realizará por cada persona trabajadora deberá aproximarse mucho a lo que por rendimientos del trabajo resultará en su declaración de la renta.
Como señalo, hay que considerar que lo que se retiene a la persona lo ha de ingresar la empresa en la AEAT, de manera que cuando hace la declaración de la renta anual, se haya ingresado en su nombre las cantidades correspondientes a las retenciones practicadas.
La mayor problemática suele aparecer cuando existen contratos temporales, puesto que tras la finalización de uno de estos contratos, si la persona trabajadora continua en la empresa, a la retribución que se había calculado a principios de año o inicio del contrato le correspondía un porcentaje de retención, y con la nueva situación, hay que considerar que va a percibir más salario durante el año, y por lo tanto la retención debería ser mayor.
Voy a exponer un ejemplo que intente aclarar este asunto:
Una persona es contratada durante 6 meses y comienza el día 1 de enero de 2024 y su salario bruto es de 1.500 €uros brutos al mes. La Ley establece que para los contratos de duración inferior a 1 año la retención sea como mínimo de un 2%. En este caso sería así, puesto que no llegaría a la cantidad mínima para declarar, y su retención ha de ser la mínima. Si a la finalización de este contrato de 6 meses, la empresa y la persona trabajadora acuerdan transformar el contrato en indefinido, la remuneración (si no hay otros cambios) sería de 18.000 € brutos en 2024, por lo que su retención debería ser otra superior al 2%, imaginemos un 8% (habría que tener más información para conocer el % exacto). En este sentido, como se le ha estado reteniendo un 2% durante 6 meses, cuando debería haber sido un 8%, la diferencia no retenida (6% cada mes) se ha de regularizar y retener en el tiempo que resta para finalizar el año, pero si se sigue reteniendo de forma reducida, será en diciembre cuando esa persona sufra el gran incremento en su retención, esto es, toda la retención que se habría tenido que retener en el año y no se ha hecho, hay que hacerlo en ese mes.
Otra cuestión que hay que saber es que una persona puede solicitar una retención superior a la que legalmente le corresponda, pero nunca inferior, puesto que es habitual que la empresa ceda y “fuerce” un % de retención inferior para contentar a esta persona, pero entonces, la AEAT puede requerirle que, si la persona en cuestión no realiza la declaración de la renta anual por no estar obligada a ello, la empresa tenga que ingresar el importe dejado de retener obligatorio y, además, se expone a una sanción por incumplimiento tributario.
La recomendación es que siempre se tenga clara la estimación en cómputo anual de lo que va a cobrar cada persona para así saber cuál sería la retención que hay practicar según las circunstancias de cada una. Si alguien quiere que la retención sea mayor a la legalmente establecida, lo debe comunicar por escrito a la empresa, no pudiendo esta negarse a realizarlo, recordando que el coste social será el mismo en todo caso.
De esta manera, tanto empresa como la persona trabajadora podrán realizar las estimaciones adecuadas y evitar así “sobresaltos” en la retención de la nómina de diciembre de cada año y/o requerimientos de la Administración Tributaria.
Javier Artacho Reboso
Socio-Director, Responsable Área Laboral
