Ha llegado el final de año y, como siempre, la regularización de las retenciones del IRPF en las nóminas ocasiona cierta confusión, no sólo entre las personas trabajadoras, sino también en las empresas, puesto que cuesta comprender cómo desde la AEAT se requiere realizar los cálculos para el ingreso de dichas retenciones.
La pregunta que se suele realizar es la misma ¿Por qué me retiene tanto la empresa a final de año y por ello cobro menos al mes?
Hay que tener en cuenta que la retención que se realiza en las nóminas para ingresar en hacienda por el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se ha de calcular a principio de año, esto es, la situación que se tenga a 1 de enero.
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Por qué se producen los ajustes de retención a final de año
Lo que sí es cierto es que hay falta de planificación por parte de las personas trabajadoras y las empresas. Los primeros porque no tienen en cuenta otros posibles ingresos, modificaciones que se pudiesen producir en sus circunstancias personales y/o familiares, así como la duración de los contratos que tienen vigentes. En algunas ocasiones es muy difícil saber de antemano, pero en otros casos sí que se podría conocer con antelación y comunicar el cambio. La situación de cada persona se ha de comunicar a la empresa mediante el Modelo 145.
En otras ocasiones porque las empresas tampoco comunican con suficiente antelación la intención de continuar con una persona que tiene un contrato temporal (sustitución, circunstancias de la producción, etc.), lo que provoca que en algunos casos la posibilidad de regularizar la retención de IRPF se tenga que hacer en muy pocos meses, pudiendo ocasionar un incremento muy considerable en el porcentaje a retener en las nóminas de final de año.
También ocurre de forma frecuente cuando se tiene que devengar bonus, incentivos o cualquier otro tipo de variable, lo que provoca que una persona gane más dinero en el año y por consiguiente la retención se tiene que regularizar al alza.
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Factores que determinan el cálculo de la retención del IRPF
Para el cálculo de la retención, y a modo de resumen, hay que considerar lo siguiente:
| Factor | Qué hay que considerar |
| Ingresos brutos anuales | Tanto los fijos (salario base, complementos) como los variables (bonus, incentivos, comisiones) |
| Duración del contrato | Fecha de inicio y finalización, especialmente si es temporal. Los contratos inferiores a 1 año tienen una retención mínima del 2% |
| Estado civil | Si tiene cónyuge: situación laboral del cónyuge y rendimientos que percibe |
| Cargas familiares | Descendientes y/o ascendientes a cargo del trabajador |
| Discapacidad | Del propio trabajador, de su cónyuge o de sus descendientes |
| Pensiones y anualidades | Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos reconocidas judicialmente |
| Deducción por vivienda | Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda con financiación ajena (solo contratos anteriores a 2013) |
Podemos comprobar que existe una serie de aspectos a tener en cuenta para intentar que, si la persona comunica a la empresa su situación correcta (Modelo 145) y se tiene una previsión de lo que se va a cobrar durante todo un año completo y resto de datos a valorar, el ingreso a cuenta que la empresa realizará por cada persona trabajadora deberá aproximarse mucho a lo que por rendimientos del trabajo resultará en su declaración de la renta.
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Como señalo, hay que considerar que lo que se retiene a la persona lo ha de ingresar la empresa en la AEAT, de manera que cuando hace la declaración de la renta anual, se haya ingresado en su nombre las cantidades correspondientes a las retenciones practicadas.
El caso más frecuente: contratos temporales y regularizaciones fuertes
La mayor problemática suele aparecer cuando existen contratos temporales, puesto que tras la finalización de uno de estos contratos, si la persona trabajadora continua en la empresa, a la retribución que se había calculado a principios de año o inicio del contrato le correspondía un porcentaje de retención, y con la nueva situación, hay que considerar que va a percibir más salario durante el año, y por lo tanto la retención debería ser mayor.
Si tienes contratos temporales, este punto es clave y contar con una asesoría laboral y fiscal especializada lo es todavía más. La mayoría de regularizaciones fuertes de IRPF se producen por renovaciones o corversiones a indefinido sin recalcular la previsión anual.
Evita ajustes agresivos en nóminas a final de año
Ejemplo práctico: cómo se acumula la retención no aplicada
Situación de partida:
Una persona es contratada el 1 de enero de 2024 con un salario bruto de 1.500 € al mes y un contrato de 6 meses.
Retención inicial:
La ley establece que los contratos de duración inferior a un año tienen una retención mínima del 2%. Como el salario anual previsto (9.000 €) no supera el mínimo para declarar, se aplica ese 2%.
Cambio a mitad de año:
En julio, empresa y trabajador acuerdan convertir el contrato en indefinido. La retribución anual prevista pasa a ser 18.000 € brutos, lo que implica una retención superior en torno al 8% (el porcentaje exacto depende de la situación personal de cada trabajador).
El problema:
Durante los primeros 6 meses se ha retenido un 2% cuando lo correcto habría sido un 8%. Esa diferencia (un 6% de cada nómina de enero a junio) no se ha ingresado a Hacienda y debe regularizarse en los meses que restan hasta diciembre.
El resultado si no se actúa a tiempo:
Si la empresa no actualiza la retención progresivamente, todo el ajuste se concentra en diciembre. El trabajador recibe esa nómina con una retención muy superior a la habitual — el llamado ‘sablazo de diciembre’.
¿Te ha pasado algo parecido en tu empresa? Podemos calcular la retención real estimada del año y ajustar la planificación para que no haya sorpresas en diciembre.
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Atención empresas: el riesgo de aplicar una retención inferior a la legal
Unaa persona puede solicitar una retención superior a la que legalmente le corresponda, pero nunca inferior, puesto que es habitual que la empresa ceda y “fuerce” un % de retención inferior para contentar a esta persona, pero entonces, la AEAT puede requerirle que, si la persona en cuestión no realiza la declaración de la renta anual por no estar obligada a ello, la empresa tenga que ingresar el importe dejado de retener obligatorio y, además, se expone a una sanción por incumplimiento tributario.
Atención empresas: una retención inferior a la legal puede derivar en sanción. Si tu empresa ha aplicado un porcentaje por debajo del mínimo, conviene revisar el procedimiento cuanto antes.
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Preguntas frecuentes sobre regularización del IRPF en nómina
¿Qué es la regularización de retenciones del IRPF en nómina?
Es el ajuste del porcentaje de retención aplicado en la nómina para que el importe ingresado en Hacienda por parte de la empresa se aproxime a lo que corresponde según tu situación personal y el total de ingresos anuales. Si durante el año cambian tus circunstancias o tu salario real, la retención debe recalcularse.
¿Por qué me suben la retención del IRPF en diciembre?
Porque la empresa regulariza la previsión anual conforme a lo que realmente has percibido durante el año (bonus, ampliación de contrato, cambios familiares, etc.). Si se ha retenido menos de lo debido en meses anteriores, el ajuste suele concentrarse en los últimos meses, especialmente en diciembre.
¿Qué pasa si la empresa no regulariza correctamente la retención?
Puede provocar que el trabajador tenga que pagar más en la declaración de la renta. Además, si la empresa ha retenido por debajo de lo legalmente exigido, podría enfrentarse a requerimientos o sanciones por parte de Hacienda.
¿Puedo pedir que me retengan más IRPF en la nómina?
Sí. La persona trabajadora puede solicitar por escrito que se le aplique un porcentaje de retención superior al que le corresponde legalmente. Es una práctica habitual para evitar tener que pagar una cantidad elevada en la declaración de la renta.
¿Se puede solicitar una retención inferior?
No. No puede aplicarse un porcentaje inferior al mínimo legalmente establecido. En caso de hacerlo, Hacienda podría reclamar la diferencia a la empresa y, además, imponer sanciones.
¿Qué es el Modelo 145 y cuándo debo presentarlo?
El Modelo 145 es el documento mediante el cual la persona trabajadora comunica a la empresa sus circunstancias personales y familiares (hijos, discapacidad, estado civil, etc.) para que se calcule correctamente la retención del IRPF. Debe actualizarse siempre que se produzcan cambios relevantes.
¿Por qué los contratos temporales suelen provocar regularizaciones más fuertes?
Porque al inicio se calcula la retención según la duración prevista del contrato. Si posteriormente se amplía o se transforma en indefinido, cambia la previsión anual de ingresos y la retención debería incrementarse. Cuanto más tarde se ajuste, mayor será el impacto en los últimos meses del año.
¿Cómo saber si mi retención de IRPF está bien calculada?
Puedes comparar tu previsión anual real (salario fijo más variables) con tu situación personal y el porcentaje aplicado en nómina. Si no coincide con el cálculo oficial de la Agencia Tributaria, es posible que la retención esté mal ajustada.
La recomendación es que siempre se tenga clara la estimación en cómputo anual de lo que va a cobrar cada persona para así saber cuál sería la retención que hay practicar según las circunstancias de cada una. Si alguien quiere que la retención sea mayor a la legalmente establecida, lo debe comunicar por escrito a la empresa, no pudiendo esta negarse a realizarlo, recordando que el coste social será el mismo en todo caso.
De esta manera, tanto empresa como la persona trabajadora podrán realizar las estimaciones adecuadas y evitar así “sobresaltos” en la retención de la nómina de diciembre de cada año y/o requerimientos de la Administración Tributaria.
Javier Artacho Reboso
Socio-Director, Responsable Área Laboral
