Cuando eres autónomo, deducir bien tus gastos puede ahorrarte bastante dinero.
Pero ojo que no todo lo que pagas es deducible e incluir conceptos que no proceden puede acabar en una regularización de Hacienda con los intereses y sanciones correspondientes. Lo importante es saber cuáles son los gastos deducibles para autónomos, cuáles no lo son en absoluto y cuáles solo lo son parcialmente.
También debes conocer los requisitos que exige la normativa para poder deducir. Y no basta con guardar el ticket:
- Necesitas factura completa,
- Tener el gasto registrado en tu contabilidad y
- Demostrar que está vinculado a tu actividad.
Si falla alguno de los anteriores requisitos, Hacienda puede rechazar la deducción.
Pero ¿Qué son los gastos deducibles para un autónomo?
Son aquellos que un autónomo puede restar de sus ingresos para calcular el rendimiento neto de su actividad económica. Este rendimiento neto es la base sobre la que se calcula el IRPF que hay que pagar, así que, a menor rendimiento neto, menor impuesto.
Requisitos para que un gasto sea deducible:
1.- Correlación con la actividad económica
No puedes deducir gastos personales o que no tengan ninguna conexión con tu trabajo. El gasto tiene que estar relacionado directamente con la actividad que desarrollas.
2.- Justificación documental
Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deben justificarse de forma prioritaria mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación, ya sea completa o simplificada, teniéndose que cumplir los requisitos señalados en la normativa tributaria.
En particular, la factura tiene que incluir: nombre o razón social, NIF, dirección, descripción del bien o servicio, base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y total.
Y recuerda que los pagos en efectivo superiores a 1.000 euros están prohibidos en operaciones entre empresarios y profesionales. Hacienda te puede solicitar justificación de cómo has pagado al objeto de verificar la realidad del gasto correspondiente.
3.- Registro contable
En el caso de contribuyentes no obligados a llevar contabilidad mercantil, en los libros registro obligatorios, el gasto tiene que estar registrado en contabilidad.
El gasto contabilizado y justificado se imputa en la base imponible del período impositivo en el que se ha devengado. Pero existen dos excepciones:
- Cuando se utiliza el criterio de cobros y pagos, que, una vez ejercida la opción por el mismo, debe mantenerse durante un plazo mínimo de tres años;
- Gastos contabilizados en períodos impositivos posteriores al de su devengo, deducibles en el período impositivo en el que se han contabilizado, siempre que no determinen una tributación inferior a la que hubiera resultado de imputarlos al período en el que realmente se devengaron.
¡¡NO LO OLVIDES!!
Si falta alguno de estos tres requisitos, el gasto no es deducible, aunque sea real y esté relacionado con tu actividad.
Partidas de gastos más usuales en la actividad económica:
Gastos si trabajas desde casa
Al trabajar en casa se complica la deducción porque mezclas uso profesional y personal. La normativa permite deducir de forma parcial los gastos de la vivienda habitual si una parte está afecta exclusivamente a la actividad económica, distinguiendo entre suministros y resto de gastos.
Requisitos para deducir:
- Debes tener una parte de la vivienda destinada exclusivamente a la actividad (un despacho, por ejemplo).
- Esa parte tiene que estar dada de alta en el modelo 036/037 como local afecto a la actividad.
Qué puedes deducir:
- Suministros (electricidad, agua, gas, internet, telefonía): son deducibles en el porcentaje resultante de aplicar el 30% a la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total, salvo que se pruebe un porcentaje superior o inferior.
- Gastos de la titularidad de la vivienda afecta a la actividad económica (amortizaciones, IBI, comunidad de propietarios, seguro de hogar): en proporción a la parte de la vivienda afecta al desarrollo de la actividad, sin que se ponderen por el porcentaje del 30% previsto para suministros. Si tienes un piso de 100 m² y destinas 15 m² exclusivamente a tu actividad, puedes deducir el 15% de estos gastos. Eso sí, esa habitación tiene que usarse solo para trabajar, no vale si también es el cuarto de invitados o el trastero.
- Pago de la hipoteca, solo tienen carácter deducible los intereses y comisiones por la parte del préstamo que se destine a la adquisición del elemento patrimonial afecto a la actividad económica, en proporción a su porcentaje de titularidad en el mismo.
Gastos de local u oficina (en propiedad o alquilado)
Puedes deducir:
- En caso de alquiler: el importe íntegro del alquiler es deducible al 100% si el local se usa exclusivamente para la actividad.
- Suministros: luz, agua, gas, internet y teléfono del local son deducibles al 100%.
- Gastos de comunidad: las cuotas de la comunidad de propietarios son deducibles.
- IBI: el Impuesto sobre Bienes Inmuebles del local también es deducible.
- Seguro del local: si tienes un seguro de contenido, responsabilidad civil o multirriesgo del local, es deducible.
Todos estos gastos tienen que estar documentados con factura a tu nombre y NIF de autónomo.
Seguridad Social y seguros
Cuota de autónomos: la cuota mensual que pagas a la Seguridad Social es deducible al 100% en el IRPF. Es uno de los gastos más importantes y se deduce íntegramente.
Seguros profesionales:
- Seguro de responsabilidad civil profesional: deducible al 100%.
- Seguro de accidentes: deducible.
- Seguro de salud: deducible con un límite de 500 euros anuales por persona (el autónomo y cada familiar con el que conviva). Si superas ese límite, el exceso no es deducible.
- Seguro de vida: solo es deducible si está vinculado a un préstamo para la actividad.
Vehículo y desplazamientos
Ojo porque este es uno de los gastos que más dudas genera porque tiene reglas diferentes según el impuesto:
Deducción en IRPF:
- Te puedes deducir los gastos de vehículo si el mismo está afecto exclusivamente a la actividad económica. En caso de que la utilización del vehículo en la actividad no fuese exclusiva, no podrá considerarse como afecto y no podrán ser deducidos ni la amortización, ni los gastos que genere el citado vehículo.
- En determinados casos, aunque haya un uso privado, siempre que sea accesorio e irrelevante, no se pierde la condición de afecto a la actividad (taxistas, comerciales, transportistas, repartidores).
Deducción en IVA:
- Puedes deducir el 50% del IVA soportado por gastos de vehículos de turismo.
- Para furgonetas y vehículos comerciales, la deducción es del 100%.
Gastos deducibles relacionados con vehículos afectos:
- Combustible
- Reparaciones y mantenimiento
- Seguro del vehículo
- ITV y tasas
- Parking (solo si es habitual y necesario para la actividad)
- Peajes de autopista
Con respecto al kilometraje no es deducible como tal. No existe en España un sistema de deducción por kilómetro recorrido como en otros países.
Materiales y herramientas
Es deducible todo el material que necesites para desarrollar tu actividad:
- Material de oficina: folios, bolígrafos, archivadores, tóner, material fungible.
- Teléfono móvil: el terminal y la línea son deducibles si se usan para la actividad. Si también lo usas para temas personales, solo puedes deducir la parte proporcional del uso profesional.
- Hosting y dominio web: el alojamiento de tu página web y el registro del dominio son deducibles.
- Equipos informáticos: ordenadores, portátiles, tablets, impresoras, escáneres.
- Software: licencias de programas, suscripciones a herramientas online, aplicaciones.
- Herramientas profesionales: cualquier herramienta necesaria para tu actividad (cámaras si eres fotógrafo, herramientas si eres fontanero, etc.).
Estos gastos se deducen al 100% si son exclusivos de la actividad. Si hay uso mixto (profesional y personal), solo puedes deducir la parte proporcional del uso profesional.
Formación
Si están relacionados con tu actividad, los gastos de formación son deducibles:
- Cursos y talleres: deducibles si están relacionados con tu actividad profesional.
- Máster y postgrados: deducibles si mejoran tus competencias profesionales o te permiten desarrollar tu actividad.
- Congresos y seminarios: deducibles, incluyendo la inscripción, desplazamiento y alojamiento si procede.
- Libros y suscripciones técnicas: deducibles si están relacionados con tu actividad.
Pero cuidado, no son deducibles aquellos gastos de formación para cambiar de actividad o para obtener una titulación oficial que te habilite para ejercer una profesión diferente.
Marketing y publicidad
Aquellos gastos para promocionar tu negocio son deducibles al 100%:
- Diseño y desarrollo web: creación de tu página web, rediseño, mantenimiento.
- SEO y SEM: posicionamiento en buscadores, publicidad en Google Ads.
- Publicidad online: Facebook Ads, Instagram Ads, LinkedIn Ads, otras plataformas.
- Publicidad offline: flyers, tarjetas de visita, carteles, vallas publicitarias.
- Diseño gráfico: logotipo, imagen corporativa, folletos.
- Gestión de redes sociales: si contratas a alguien para gestionar tus redes.
- Fotografía profesional: sesiones de fotos para tu web o redes sociales.
Gastos financieros
- Intereses de préstamos: si has pedido un préstamo para financiar tu actividad (compra de material, inversión en local, etc.), los intereses que pagas son deducibles. El capital amortizado no es deducible, solo los intereses.
- Comisiones bancarias: las comisiones de tu cuenta profesional, las de emisión o cancelación de préstamos, y otras comisiones relacionadas con la actividad son deducibles.
- Tarjetas de crédito: las cuotas anuales de tarjetas de crédito o débito que uses para la actividad son deducibles.
Gastos parcialmente deducibles
Gastos deducibles en parte:
Vehículo:
- En IRPF: solo si está afecto exclusivamente a la actividad económica.
- En IVA: 50% del IVA soportado en turismos, 100% en vehículos comerciales.
Manutención y restauración:
- Comidas de trabajo con clientes: deducibles con límites (26,67 euros por persona y día en España, 48,08 euros en el extranjero).
- Necesitas justificar el motivo de la comida y con quién fue.
- Las comidas habituales del día a día no son deducibles.
Suministros de vivienda:
- 30% de la proporción existente entre los metros cuadrados de la vivienda destinados a la actividad respecto a su superficie total.
Teléfono e internet:
- Si usas el mismo teléfono para lo personal y lo profesional, solo puedes deducir la parte proporcional del uso profesional.
Gastos NO deducibles
Son aquellos que, aunque estén relacionados con tu trabajo, no puedes deducirte:
- Gastos personales: comida diaria, gimnasio, peluquería, ocio, entre otros. Nada de esto es deducible, aunque argumentes que necesitas estar en forma para trabajar.
- Ropa no profesional: la ropa de uso general no es deducible, aunque la uses para trabajar. Solo es deducible la ropa de trabajo (uniformes, ropa de protección, etc.).
- Donaciones a ONGs: las donaciones no son deducibles como gasto de la actividad. Sí dan derecho a deducción en la cuota del IRPF bajo determinados requisitos, pero no reducen el rendimiento neto.
- Multas y sanciones: no son deducibles en ningún caso, aunque sean de tráfico yendo a ver a un cliente.
- Impuesto sobre Sociedades o IRPF: los impuestos sobre tu propia renta no son deducibles. Sí lo son otros impuestos como el IBI, IAE, tasas municipales, etc.
La justificación correcta de los gastos deducibles ante Hacienda
Para tener derecho a deducir un gasto debes poder justificarlo si tienes una inspección. Mira lo que tienes que hacer para deducir correctamente los gastos de autónomo:
- Organiza las facturas por fecha y tipo: facilita la búsqueda si Hacienda te pide justificantes. Puedes organizarlas por meses, por tipo de gasto, o por proveedor.
- Conserva todas las facturas originales: guarda las facturas en formato físico o digital durante al menos 4 años (plazo de prescripción). Mejor si las digitalizas y las tienes en la nube con copias de seguridad.
- Anota los gastos en el momento: no dejes para final de año la contabilización de gastos. Registra cada factura cuando la recibes para que la fecha del libro coincida con la fecha del gasto.
- Justifica el motivo del gasto: si un gasto puede generar dudas (una comida, un viaje, un curso), anota en tus registros el motivo.
- Paga con medios trazables: Recuerda que los pagos en efectivo superiores a 1.000 euros están prohibidos entre profesionales y Hacienda puede cuestionarlos si no existe justificación. Siempre que te sea posible, paga con tarjeta o transferencia.
- Revisa las facturas antes de registrarlas: debe incluir todos los datos obligatorios: nombre y NIF, descripción del servicio, base imponible, IVA y total. Si falta algo, pide que te la corrijan.
Así que aunque tengas un asesor fiscal/contable que revisa y te asesora en tu contabilidad, tu obligación como persona empresaria es conocer todos estos aspectos para evitar inspecciones y sanciones de Hacienda.
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