Las Cuentas Anuales comprenden:
- El Balance de Situación.
- La Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- Estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio (ECPN).
- Estado de flujos de efectivo (EFE).
- Memoria.
Son documentos que forman una unidad y deben ser redactados con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y los resultados de la empresa de conformidad con las disposiciones legales. Y en la contabilización de las operaciones se atenderá a su realidad económica y no sólo a su forma jurídica.
¿Qué no es obligatorio en el ordenamiento contable actual en formato Pyme o Abreviado de cuentas anuales?
- El Estado de Flujos de Efectivo.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN), a partir de la reforma contable introducida por el Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre.
Las Cuentas Anuales son la consecuencia de la gestión (en caso de cuenta Pérdidas y Ganancias) y de la planificación, inversiones, financiación, etc. (en caso de Balance de Situación) de la empresa a lo largo del ejercicio económico.
¿Qué plazos se deben cumplir?
Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados. Teniendo en cuenta que por regla general el ejercicio termina el 31 de diciembre, eso nos daría hasta el 31 de marzo para preparar las cuentas anuales.
Tras su formulación y dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio, esto es, siguiendo con el caso general, antes del 30 de junio, las cuentas tienen que ser sometidas a la aprobación por parte de la junta general, y resolver sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado. Es importante tener en cuenta que a partir de la convocatoria de la junta general, cualquier socio podrá obtener de la sociedad, de forma inmediata y gratuita, los documentos que han de ser sometidos su aprobación, así como el informe de gestión y el informe del auditor de cuentas si los hubiere.
En el mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, los administradores de la sociedad deben presentar, para su depósito en el Registro Mercantil, certificación de los acuerdos de la junta de socios de aprobación de dichas cuentas y de aplicación del resultado, así como un ejemplar de cada una de ellas.
Por lo tanto, con el cumplimiento de este requisito de dar publicidad a las cuentas anuales termina el ciclo que debemos realizar cada año, amén de la legalización de los libros oficiales, que de forma telemática hay que presentar en los primeros cuatro meses del año.
¿Qué puede pasar si no se cumple con esta obligación?
En primera instancia, el régimen sancionador de la Ley de Sociedades de Capital establece que el incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las cuentas dentro del plazo establecido, dará lugar a que no se inscriba en el Registro Mercantil documento alguno referido a la sociedad mientras el incumplimiento persista (salvo algunas excepciones), además de la imposición a la sociedad por parte del ICAC de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros en función de la dimensión de la sociedad.
Por lo tanto, es importante presentar las cuentas aunque sea fuera de plazo pero lo antes posible ya que si se produce el depósito con anterioridad al inicio del procedimiento sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Más allá del perjuicio económico de la sanción, si no se presentan las cuentas en el Registro Mercantil impide a terceros conocer la situación financiera de la sociedad, produciendo a efectos legales la presunción para los acreedores o terceros de la existencia de complicaciones económicas o de gestión de la sociedad que afectará a la reputación de la empresa.
Por otro lado no hay que olvidar la responsabilidad del administrador derivada de este hecho, el artículo 236 de la Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo. Si no se cumplen los plazos establecidos en la ley y, por tanto, no se presentan las cuentas a tiempo, no hay duda de que no se está actuado diligentemente, por lo que se le podrían reclamar los daños y perjuicios causados.
Además de esta responsabilidad por daños, también existe una responsabilidad por deudas (regulada en el artículo 367), es decir, por no actuar cuando la situación económica de la sociedad es de insolvencia o incluso de concurso, el cual, en este caso, se calificaría de culpable según el artículo 165 de la Ley Concursal, al no disolver o liquidar la sociedad o por no instar la declaración del concurso de acreedores, situación que se puede dar pero desconocerse al no haber formulado y presentado las cuentas anuales en los plazos marcados por la normativa.
Y no es baladí este punto, ya que los administradores que en el plazo de dos meses no actúen diligentemente cuando se constate que en la sociedad concurre una causa legal de disolución, incurren en responsabilidad solidaria con su propio patrimonio por las deudas de la sociedad.
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