La transformación digital de la facturación en España es inminente y afectará tanto a sociedades mercantiles como a autónomos.
A partir del año 2026 entra en vigor la nueva normativa sobre sistemas informáticos de facturación (VERI*FACTU), que obliga a empresas y autónomos que emiten facturas a adaptar sus procesos y software de facturación.
¿Qué son los Sistemas Informáticos de Facturación?
Son herramientas tecnológicas diseñadas para gestionar la emisión de facturas de forma segura y conforme a la normativa.
¿Cuáles son los requisitos con los que deben cumplir?
- Integridad y trazabilidad: Los registros de facturación deben ser inalterables y accesibles para la Agencia Tributaria.
- Código QR y Hash: Las facturas o tickets emitidos deben incluir un código QR y una huella digital o hash, garantizando su autenticidad y permitiendo su verificación.
- Interconexión y compatibilidad: Deben asegurar la interconexión y compatibilidad con los diferentes sistemas informáticos de clientes, proveedores y administraciones públicas.
- Certificación del software: El software utilizado debe estar certificado por el proveedor para cumplir con las normativas vigentes.
Es fundamental prepararse con antelación para evitar sanciones y adaptarse correctamente a esta obligación legal.
¿A quién afecta y desde cuándo disponer del adecuado software certificado?
Todas las empresas y autónomos que emitan facturas o tickets, ya sea en operaciones B2B (entre empresas y profesionales) o B2C (empresa a consumidor final), deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las características y requisitos técnicos mencionados y tiene que está implantado para la fecha de entrada en vigor ya que afecta:
- A todas las empresas (sociedades mercantiles) a partir del 1 de enero de 2026.
- A los autónomos personas físicas a partir del 1 de julio de 2026.
- Quedando excluidos los que ya se acogen al SII y quienes operen en territorios forales (TicketBAI en País Vasco y Navarra)
El software debe garantizar la integridad, trazabilidad envía e inviolabilidad de la factura, el registro seguro de cada operación y la generación de un libro de facturas en formato estructurado.
Con el fin de facilitar a los pequeños negocios y autónomos la adaptación la nueva normativa, la Agencia Tributaria ofrecerá un sistema de facturación gratuito que cumplirá con los requisitos de los SIF y con el que se podrán emitir hasta 100 facturas anuales.
Pero ¿Qué es el sistema VERI*FACTU?
Es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial.
Mediante la adopción de este sistema, las facturas o tickets, conforme se expiden, se remiten a una plataforma de la AEAT que las registra y conserva.
No obstante, VERI*FACTU es un sistema voluntario que permite enviar los registros de facturación directamente a la agencia Tributaria lo que reduce ciertas obligaciones formales. Por eso el contribuyente tendrá dos opciones:
- Envío automático de cada registro de facturación a la Administración Tributaria (Sistema de emisión de facturas verificables o sistema VERI*FACTU). Es la opción más cómoda y la recomendada por la Administración.
- Registro sin envío de las facturas: cada registro deberá estar firmado digitalmente y estar a disposición de la AEAT en cualquier momento.
Entonces ¿Qué modalidad escoger VERI*FACTU o el Registro sin Envío?
Si se utilizar VERI*FACTU:
- Expresa la voluntad de cumplimiento ante la AEAT y supone menor presión de control fiscal.
- Demuestra voluntad de transparencia.
- Al tratarse de facturas verificables a través del sistema de la AEAT, aporta una mayor fiabilidad y confianza a los clientes.
- Menor nivel de obligaciones.
- Acceso a ayudas y servicios fiscales adicionales.
- La AEAT se convierte en responsable de la conservación de los registros de facturación.
- Requiere conexión permanente a internet.
Si se opta por el registro sin envío:
- Debe mostrarse el cumplimiento de la normativa de los SIF que la AEAT requerirá.
- Mayor probabilidad de controles.
- El envío de registros de facturación solo se realiza si se recibe requerimiento de la AEAT.
- Se trata de facturas no verificables que pueden generar desconfianza en los clientes.
- Implica obligaciones adicionales para garantizar el correcto cumplimiento de las características de los registros, acceso y envío a éstos, conservación de 4 años…
- No da acceso a otras ayudas y servicios fiscales.
- Existe la obligación de conservar las facturas durante 4 años. En caso de su pérdida, aunque fuese accidental, implicaría incumplimiento de esta obligación.
- No es necesaria la conexión permanente a internet.
¿Qué obligaciones tienen las empresas y autónomos?
- Utilizar un programa de facturación que cumpla estrictamente con los requisitos VERI*FACTU.
- El software debe estar adaptado para:
- Generar un registro seguro de cada factura (incluye hash, firma electrónica y código QR).
- Permitir la remisión inmediata, automática y estándar de las facturas a la Agencia Tributaria (en modalidad VERI*FACTU).
- Garantizar la trazabilidad e inalterabilidad de las facturas.
- Conservar y poder consultar todos los registros.
- Todas las facturas deben llevar incorporado un código QR que permitirá a los clientes comprobar que la factura ha sido declarada ante Hacienda
¿Cómo adaptarse a la nueva normativa?
- Comprobar que el software de facturación utilizado cumple con los requisitos VERI*FACTU y cuenta con su correspondiente declaración responsable del fabricante.
- Si el software es propio o desarrollado a medida, asegurarse de su adaptación antes de las fechas límite.
- Implementar dentro del sistema los mecanismos de seguridad exigidos (hash, firma electrónica, QR).
- En caso de duda, o si se necesita cambiar de software, es necesario hacerlo antes de la fecha de entrada en vigor para evitar interrupciones o sanciones.
- He de recordar que existen sanciones de hasta 50.000 € por usar programas no adaptados a los requisitos de VERI*FACTU.
Parece que en este momento las pymes y autónomos aún no perciben el verdadero alcance de esta normativa.
VERI*FACTU, aunque no sea obligatorio, resulta altamente recomendable. Su correcta implementación no solo previene sanciones, sino que moderniza y protege el negocio de sus clientes.
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