Gestionar las nóminas de una franquicia con varios centros exige tener claro, en cada caso, quién es el empleador y qué cambia de un local a otro: el convenio colectivo aplicable, el calendario de festivos, la cuenta de cotización y el registro de jornada. Usar una plantilla única para todos los centros es la causa más habitual de errores en la nómina. Esta guía ordena los cuatro puntos que más se desajustan.
Una red de franquicias se presenta al cliente como una sola marca. En la nómina, cada empresa responde de sus propias obligaciones, y dentro de una misma empresa cada centro puede tener condiciones diferentes.
¿Cada local de tu red tiene su propio convenio, calendario y cotización? Revisamos cómo estás calculando las nóminas para detectar desajustes antes de que los encuentre una reclamación o una inspección.
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Primero, quién es el empleador de cada persona
La Ley 7/1996 define la franquicia como un contrato entre dos empresas: la franquiciadora cede a la franquiciada el derecho a explotar un sistema de comercialización. Cada una contrata, paga y cotiza por su propio personal. La marca fija estándares de servicio, pero la organización del trabajo, los horarios y las vacaciones corresponden al empleador de cada persona.
| Escenario | Quién emite las nóminas | Qué hay que coordinar |
| Franquiciado con varios locales | La empresa franquiciada, que es una sola | Convenio, calendario y cotización de cada local |
| Franquiciador con centros propios | La empresa franquiciadora | Lo mismo que en el caso anterior, más la oficina central |
| Red con franquiciados distintos | Cada franquiciado, para su plantilla | Criterios comunes de la marca, sin mezclar las plantillas |
La central puede ofrecer pautas a la red, pero cada empresa responde de sus propias nóminas y de sus cotizaciones. Conviene mantener esa separación desde el primer día.
El convenio colectivo puede cambiar de un centro a otro
El convenio aplicable depende de la actividad de la empresa y del ámbito del convenio, que puede ser de empresa, provincial, autonómico o estatal. Cuando una empresa tiene centros en provincias distintas y se rige por convenios sectoriales provinciales, cada centro puede quedar sujeto a un convenio diferente, con sus propias tablas salariales, jornada anual, pluses y permisos. Si la empresa dispone de convenio propio, conviene analizar cómo se relaciona con el convenio sectorial de cada provincia.
Antes de calcular cualquier nómina, conviene mantener una ficha por centro con el convenio aplicable, su vigencia y la fecha de revisión de las tablas.
Calendario: festivos nacionales, autonómicos y locales
Las fiestas laborales no pueden exceder de catorce al año, de las cuales dos son locales, según el artículo 37.2 del Estatuto de los Trabajadores y la guía laboral del Ministerio de Trabajo. Cada centro tiene, por tanto, un calendario propio: dos locales de la misma empresa en la misma comunidad autónoma comparten los festivos autonómicos, pero pueden tener festivos locales distintos si están en municipios diferentes.
Ese calendario afecta a la nómina cuando se trabaja un festivo, cuando el convenio retribuye de forma específica determinados días o cuando hay que calcular la jornada anual de cada centro. Lo más práctico es construir el calendario de cada local en enero y revisarlo cuando se publique la relación oficial de fiestas laborales del año siguiente.
Seguridad Social: altas, cuentas de cotización y cambios de provincia
El Reglamento General sobre inscripción de empresas prevé que la Tesorería General de la Seguridad Social asigne a la empresa un código de cuenta de cotización principal y pueda asignarle otros, en la misma provincia o en otra distinta (artículo 13.3). Cuando una persona cambia de provincia, hay que tramitar la baja en la provincia de origen y el alta en la de destino (artículo 29.1).
En una red con centros en varias provincias, los traslados temporales entre locales son una fuente frecuente de desajustes. Conviene definir un protocolo: quién avisa, con cuánta antelación y qué datos del contrato cambian.
Registro de jornada en cada centro
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a llevar un registro diario de jornada. Según la guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada:
- Su organización y documentación corresponde a la negociación colectiva o al acuerdo de empresa. A falta de ambos, el empresario establece un sistema propio, previa consulta a la representación legal de las personas trabajadoras.
- Los registros deben permanecer físicamente en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata.
- Se conservan durante cuatro años.
Un sistema centralizado en la sede es válido siempre que cada local pueda consultar sus registros de inmediato. Si una persona trabaja en dos locales de la misma empresa, el registro debe reflejar las horas de cada uno.
Los 5 errores más frecuentes al gestionar nóminas en varios centros
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
| Aplicar el mismo convenio a todos los centros sin comprobarlo | Diferencias de salario, plus y jornada que se acumulan mes a mes | Una ficha por centro con convenio, vigencia y revisión de tablas |
| Usar un único calendario de festivos | Festivos mal retribuidos o jornada anual mal calculada | Un calendario por local, revisado cada año |
| No actualizar el alta cuando una persona cambia de provincia | Cotización en la provincia equivocada | Un protocolo de traslados entre centros |
| Tener el registro de jornada solo en la sede | Registros no disponibles al instante en el centro inspeccionado | Acceso inmediato desde cada local |
| Tratar a toda la red como una sola empresa | Nóminas mezcladas entre empleadores distintos | Un proceso de nómina por empresa |
Fuente: Estatuto de los Trabajadores (artículos 34.9 y 37.2) y Real Decreto 84/1996, artículos 13 y 29.
Si en alguno de tus centros hay contratos temporales que pasan a indefinidos durante el año, recuerda recalcular la retención de IRPF para evitar ajustes bruscos a final de año; lo explicamos en nuestra guía sobre la regularización de la retención en el IRPF de las nóminas.
Ejemplo práctico: una franquicia con tres locales en tres provincias
Situación de partida:
Una empresa franquiciada gestiona tres locales en tres provincias distintas y calcula todas las nóminas con la plantilla del primer local: mismo convenio, mismo calendario y una única cuenta de cotización.
Lo que ocurre:
El primer local sigue su convenio provincial, pero los otros dos tienen convenios sectoriales diferentes, con tablas salariales y jornada propias. Además, cada local tiene dos festivos locales distintos y una persona rota entre dos centros sin que se haya cambiado su alta.
El resultado si no se actúa:
Las diferencias se acumulan mes a mes y aparecen cuando una persona reclama o cuando la Inspección de Trabajo revisa un centro concreto.
La corrección:
Una ficha de cada centro con su convenio, un calendario por local, un protocolo de traslados y un registro de jornada accesible desde cada local.
Cómo organizar el cierre mensual de nóminas
- Recoge las variables de cada centro: horas, incidencias, comisiones y pluses.
- Revisa altas, bajas y traslados entre centros del mes.
- Comprueba que cada nómina usa el convenio y las tablas del centro correspondiente.
- Aplica los festivos del calendario de cada local.
- Contrasta las horas pagadas con el registro de jornada.
- Revisa las nóminas antes de emitirlas y archiva la documentación por centro.
Preguntas frecuentes sobre nóminas en franquicias con varios centros
¿Quién paga las nóminas de los empleados de una franquicia, el franquiciador o el franquiciado?
Cada franquiciado, como empresa independiente, paga y cotiza por su propia plantilla. El franquiciador solo asume las nóminas del personal que contrata directamente, como el de su oficina central o el de sus tiendas propias.
¿Puede aplicarse el mismo convenio colectivo a todos los centros de la franquicia?
Solo si el mismo convenio resulta aplicable en todos los centros. Con centros en provincias distintas, puede ocurrir que cada uno se rija por un convenio provincial diferente. Antes de calcular las nóminas conviene comprobarlo centro por centro.
¿Cuántos festivos locales hay al año?
Dos. Las fiestas laborales no pueden exceder de catorce al año, y dos de ellas son locales. Por eso dos centros de una misma empresa pueden tener calendarios distintos si están en municipios diferentes, aunque pertenezcan a la misma comunidad autónoma.
¿Hay que llevar un registro de jornada en cada centro?
La obligación recae en la empresa, que debe registrar la jornada diaria de cada persona. Los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata, y se conservan durante cuatro años.
¿Qué ocurre si una persona trabaja en dos locales de la misma empresa?
Mantiene un solo contrato con la empresa y una única nómina. Hay que registrar las horas de cada centro y, si cambia de provincia, tramitar la baja en la provincia de origen y el alta en la de destino.
¿Puede la central coordinar las nóminas de toda la red?
Puede fijar criterios y pautas comunes para la marca, pero cada franquiciado sigue siendo el responsable de las nóminas y las cotizaciones de su plantilla.
La recomendación es documentar cada centro: convenio, calendario, cuenta de cotización y registro de jornada. Así el cálculo mensual se vuelve repetible y los errores se detectan antes de emitir la nómina. Si tu red crece, revisa también las obligaciones laborales al crecer en varios centros, como el umbral de 50 personas para el plan de igualdad.
Si quieres evitar sorpresas con tus nóminas, en musashi somos tu asesoría laboral en Málaga especializada en gestión de nóminas para empresas con varios centros. Para quienes lideran una red, contamos además con una asesoría para redes de franquicia.
Javier Artacho Reboso
Socio-Director, Responsable Área Laboral
