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¿Cómo calcular la retención en el IRPF de las nóminas?

Es ahora, a principios de año, cuando se debe hacer una estimación de cuál debería ser la retención de IRPF a practicar en las nóminas, evitando así una regularización en los últimos meses que ocasiona mucho desconcierto entre empresas y trabajadores.

Como ya comenté en el artículo publicado en noviembre Regularización de la retención en el IRPF de las nóminas, la retención que las empresas tienen obligación de practicar y que se realiza en las nóminas para ingresar en hacienda por el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) se ha de calcular a principio de año, esto es, la situación que se tenga a 1 de enero o al menos para la nómina de ese mes.

Quizás en este momento hayan trabajadores que tengan contratos temporales y que finalizan a lo largo del año 2016 y no saben si se les va a prorrogar o transformar en indefinidos, por lo tanto desconocen si la duración será mayor que la que actualmente, no saben cuánto cobrarán durante todo el año 2016 por parte de su empresa, y por consiguiente, no podrían saber qué retención de IRPF se les tendría que practicar.

Desde mi punto de vista, y siempre y cuando las circunstancias lo permitan, los trabajadores deben planificar lo que podría ocurrir con su contrato durante este año, de tal forma que pueden prever que cantidad de salario cobrarán y que retención podrían tener. Esto lo pueden hacer hablando con la empresa por si existe la opción de continuar trabajando en la misma, algún cambio significativo en cuanto a la retribución anual, etc.

Por otra parte, también deben prever posibles modificaciones que se pudiesen producir en sus circunstancias personales y/o familiares, en algunas ocasiones es muy difícil saber de antemano, pero en otros casos sí que se podría conocer con antelación y comunicar el cambio.

Para que la empresa disponga de la situación personal y familiar de cada trabajador, éste le debe facilitar firmado el Modelo 145 (descárgatelo en nuestra web), tanto en la fecha actual como si se produjese algún cambio que en él se deba señalar

Por otro lado, las empresas deben hacer los esfuerzos necesarios y comunicar con suficiente plazo de preaviso la intención de continuar con el trabajador, evitando así que en algunos casos se tenga que regularizar en muy pocos mesesla retención de IRPF, puesto que podría ocasionar un incremento muy considerable en el porcentaje a retener en las nóminas.

Para el cálculo de la retención, y a modo de resumen, hay que considerar lo siguiente:

  • Ingresos brutos anuales.
  • Fecha de inicio y finalización del contrato, en caso de ser temporal especialmente.
  • Estado civil del trabajador. En caso de tener cónyuge, si trabaja o no y qué cantidad podría cobrar en cómputo anual.
  • Si tienen descendientes y/o ascendientes a su cargo con determinada edad.
  • Posibles discapacidades del titular, hijos o cónyuge.
  • Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
  • Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda utilizando financiación ajena.

Como se puede apreciar, existen una serie de aspectos a tener en cuenta para intentar que, si el trabajador comunica a la empresa su situación exacta, se tiene una previsión de lo que se va a cobrar durante todo un año completo y los demás datos a valorar, el ingreso a cuenta que la empresa realizará por el trabajador, deberá aproximarse mucho a lo que por rendimientos del trabajo resultará en su declaración de la renta. Esto resulta más sencillo para contratos indefinidos, ya que a priori no se realizarán cambios significativos a lo largo del año.

La mayor problemática suele aparecer cuando existen contratos temporales, puesto que a la finalización de uno de estos contratos, si al trabajador se le prorroga el contrato o bien vuelve a ser contratado por la misma empresa pasado un tiempo (si es distinta empresa ya corresponderá al trabajador realizar sus cálculos oportunos), a la retribución que se había calculado a principios de año o inicio del contrato le correspondía un porcentaje de retención, y con la nueva situación, hay que considerar que va a percibir más salario durante el año, y por lo tanto la retención debe ser mayor.

Voy a recordar un ejemplo que puse en el último post señalado antes:

Un trabajador es contratado por 6 meses y comienza el día 1 de enero de 2016 y su salario bruto es de 1.000 €uros brutos al mes. La Ley establece que para los contratos de duración inferior a 1 año la retención sea como mínimo de un 2%. En este caso sería así, puesto que no llegaría a la cantidad mínima para declarar, y su retención ha de ser la mínima. Si a la finalización de este contrato de 6 meses, la empresa y el trabajador acuerdan transformar el contrato en indefinido, la remuneración del trabajador (si no hay otros cambios) sería de 12.000 € brutos en 2016, por lo que su retención debería ser otra superior al 2%, imaginemos un 8% (habría que tener más información para conocer el % exacto). En este sentido, como se le ha estado reteniendo un 2% durante 6 meses, cuando debería haber sido un 8% , la diferencia no retenida (6% cada mes) se ha de regularizar y retener en el tiempo que resta para finalizar el año, pero si se sigue reteniendo de forma reducida, será en diciembre cuando el trabajador sufra el gran incremento en su retención, esto es, toda la retención que se habría tenido que retener en el año y no se ha hecho, por lo que hay que hacerlo en ese mes.

Como ya dije, mi recomendación es que cuando las empresas y los trabajadores firman contratos temporales de duración inferior al año natural en el que se encuentren, es que se considere al menos la opción de que dicho contrato se mantenga durante el año completo, realizando así la retención a las retribuciones mensuales como si el trabajador fuese a prestar sus servicios durante todo el año. Si se tiene claro que no va a ser así, y que el contrato va a durar solo unos meses, será el trabajador quien tenga que considerar la posibilidad de ser contratado por otra empresa, y en ese caso, solicitar la retención a la nueva empresa valorando lo que haya cobrado en la primera y la retención que le hubiesen podido practicar, evitando de esa forma que las retenciones totales del año sean muy inferiores a las que hubiese tenido que practicar retención, teniendo en cuenta los salarios de ambas empresas.

Javier Artacho Reboso
Socio – Director
Musashi asesores consultores

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