En el mes de enero, cuando comienza el año, es cuando hay que calcular la retención de IRPF en las nóminas de los trabajadores. Si no se tienen en cuenta diversas variables y se realiza de forma incorrecta, normalmente se ha de hacer una regularización en los últimos meses de año, y esto ocasiona bastantes problemas entre las empresas y sus trabajadores.Hay que tener en cuenta que las empresas tienen la obligación de practicar a los trabajadores la retención de IRPF que corresponda en las nóminas mensuales así como en las pagas extras, retenciones que se tienen que ingresar en hacienda mensual o trimestralmente, y para ello, se ha de calcular a principio de año o bien al inicio del contrato de trabajo.
Especialmente problemático resulta para aquellos trabajadores que tienen contratos temporales y cuyo vencimiento es durante el año en curso, no saben si van a finalizar, se les va a prorrogar o bien transformar en indefinidos, por lo tanto desconocen si la duración del contrato será mayor que la inicialmente prevista y por lo tanto desconocen cuánto cobrarán durante todo este año. Esto supone que para el trabajador resulte imposible saber qué retención de IRPF se le tendría que practicar a lo largo del año.
Como siempre indico a nuestros clientes, una falta de planificación por parte de los trabajadores y las empresas, hace que en muchísimas ocasiones los cálculos realizados no se correspondan con la realidad a final de año. Los trabajadores no suelen tener en cuenta otros posibles ingresos, modificaciones que se pudiesen producir en sus circunstancias personales y/o familiares así como la duración de los contratos que tienen vigentes. En algunos casos es muy difícil saber de antemano, pero en otros casos sí que se podría conocer con antelación y comunicar el cambio a la empresa.
La situación de cada trabajador se ha de comunicar a la empresa mediante el Modelo 145, los datos aquí señalados servirán para realizar el cálculo junto con la previsión de ingresos económicos y posibles deducciones. Se debe entregar a la empresa tanto a comienzos de año como si se produjese algún cambio a lo largo del mismo que en él se deba señalar.
Desde mi punto de vista, las empresas deben tener una previsión sobre el futuro del trabajador en la compañía, comunicárselo con suficiente antelación, para que se puede conocer el porcentaje de retención de IRPF correcto y no tener que regularizar en los últimos meses del año, puesto que esto puede ocasionar un incremento muy considerable en el porcentaje a retener en las nóminas.
Para el cálculo de la retención, y a modo de resumen, hay que considerar lo siguiente:
- Ingresos brutos anuales.
- Fecha de inicio y finalización del contrato, en caso de ser temporal especialmente.
- Estado civil del trabajador. En caso de tener cónyuge, si trabaja o no y qué cantidad podría cobrar en cómputo anual.
- Si tienen descendientes y/o ascendientes a su cargo con determinada edad.
- Posibles discapacidades del titular, hijos o cónyuge.
- Pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
- Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda utilizando financiación ajena.
Repito que normalmente el mayor problema suele darse con los contratos temporales, puesto que a la finalización de uno de estos contratos, si al trabajador se le prorroga el contrato o bien vuelve a ser contratado por la misma empresa pasado un tiempo (si es distinta empresa ya corresponderá al trabajador realizar sus cálculos oportunos), a la retribución que se había calculado a principios de año o inicio del contrato le correspondía un porcentaje de retención, y con la nueva situación, hay que considerar que va a percibir más salario durante el año, y por lo tanto la retención debe ser mayor.
Expongo un ejemplo que siempre resulta aclaratorio:
Un trabajador es contratado por 6 meses y comienza el día 1 de enero de 2018 y su salario bruto es de 1.200 €uros brutos al mes con las pagas extras prorrateadas. La Ley establece que para los contratos de duración inferior a 1 año la retención sea como mínimo de un 2%. En este caso sería así, puesto que no llegaría a la cantidad mínima para declarar, y su retención ha de ser la mínima. Si a la finalización de este contrato de 6 meses, la empresa y el trabajador acuerdan transformar el contrato en indefinido, la remuneración del trabajador (si no hay otros cambios) sería de 14.400 € brutos en 2018, por lo que su retención debería ser otra superior al 2%, (imaginemos un 8% aunque habría que tener más información para conocer el % exacto). En este sentido, como se le ha estado reteniendo un 2% durante 6 meses, cuando debería haber sido un 8% , la diferencia no retenida (6% cada mes) se ha de regularizar y retener en el tiempo que resta para finalizar el año, pero si se sigue reteniendo de forma reducida, será en los últimos meses del año, cuando el trabajador sufra el gran incremento en su retención, esto es, toda la retención que se habría tenido que retener en el año y no se ha hecho, por lo que hay que hacerlo en ese mes.
No en pocas ocasiones, y cuando la retención a practicar es muy elevada porque se tiene que realizar la regularización de todo el año, son las empresas las que asumen parte de ese incremento, puesto que quieren que al trabajador no se le quede su neto (líquido a percibir) tan bajo, y suelen indicar a los departamentos de RRHH que incrementen la nómina, lo cual provoca que, además de soportar un mayor coste de seguridad social, posteriormente también tendrán que ingresar las retenciones a la AEAT.
Desde Musashi siempre recomendamos que cuando las empresas y los trabajadores firman contratos temporales de duración inferior al año natural, y no se tenga muy claro si el trabajador va a continuar o no llegado el vencimiento del contrato inicial, se debe calcular la retención en las nóminas considerando que el contrato se mantendrá durante todo el año completo, realizando así la retención a las retribuciones mensuales como si el trabajador fuese a prestar sus servicios durante el año. Si se desconoce si el trabajador continuará en la empresa, y se estima que el contrato va a durar solo unos meses, será el trabajador quien tenga que planificar su renta personal considerando la posibilidad futura de ser contratado por otra empresa, tener otro tipo de rentas o cualquier otra circunstancia que pueda afectar a su tributación anual y por lo tanto a la retención que le pudiese corresponder en cada momento.
Javier Artacho Reboso
Socio – Director
Musashi asesores consultores